Мурашов Е.С.
Достоверность статьи проверена юрисконсультом ООО "Тетрон Мед"
Оглавление
- Какие документы нужно оформлять электронно
- ЭПД и ЭПЛ — разные понятия
- Нужно ли переходить на ЭПЛ
- Кого касается обязательность ЭПД
- Когда возможны бумажные документы
- Как работает ГИС ЭПД и нужен ли прямой доступ к государственной системе
- Как подготовиться к обязательному ЭПД до 1 сентября 2026 года
- Как ЭПЛ связан с предрейсовым медосмотром
- Вывод
- Частые вопросы
С 1 сентября 2026 года ряд перевозочных и экспедиторских документов необходимо оформлять в электронном виде. ЭПЛ (электронный путевой лист) входит в систему ЭПД (электронных перевозочных документов), но все компании не обязаны отказываться от бумажных путевых листов: документ можно оформить на бумаге или сформировать в цифровом виде.
Какие документы нужно оформлять электронно
В документов, обязательных для оформления документов в электронной форме, входят следующие.
Бумажный вариант допускается только в отдельных случаях, которые зависят от вида документа и конкретных обстоятельств. Разберём эти основания ниже.
ЭПД и ЭПЛ — разные понятия
ЭПД — общее название электронных перевозочных документов, которые участники перевозки формируют и передают через информационные системы. К ним относятся электронная транспортная накладная (ЭТрН), заказ или заявка, экспедиторские документы и электронный путевой лист (ЭПЛ).
ЭПЛ связан с оформлением работы транспортного средства и водителя. ЭТрН подтверждает договор перевозки и движение груза между сторонами. Оба документа могут использоваться в одной перевозке, но не заменяют друг друга.
Нужно ли переходить на ЭПЛ
Нет. Для всех организаций не установлена обязанность использовать только ЭПЛ с 1 сентября 2026 года.
Статья 6 Федерального закона № 259-ФЗ и Приказ Минтранса России № 390 предусматривают две формы путевого листа: бумажную и электронную.
Для отдельных видов перевозок действуют специальные требования. Например, при перевозке этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции собственным транспортом предусмотрен переходный период до 1 марта 2027 года: до этой даты в установленных случаях допускается бумажный путевой лист, после — требуется электронный.
Поэтому возможность использовать бумажный путевой лист нужно оценивать с учётом не только общего порядка, но и специальных требований к конкретному виду продукции и сценарию перевозки.
Компания может выбрать ЭПЛ добровольно, если хочет перевести оформление путевых листов в электронный формат и связать его с другими транспортными процессами.
Кого касается обязательность ЭПД
Новые требования относятся к участникам перевозочного процесса: грузоотправителям, перевозчикам, грузополучателям и экспедиторам, если они участвуют в соответствующей операции.
Отдельно рассматривают доставку для собственных нужд. Если организация перевозит свой груз принадлежащими ей автомобилями и не заключает договор перевозки, транспортная накладная не требуется. Сам по себе статус “автопарка” не означает, что компании обязательно понадобится ЭТрН.
Вопрос оформления путевого листа при этом решается отдельно.
Когда возможны бумажные документы
Бумажная форма для транспортной накладной, заказа и заявки допускается в случаях, установленных Приказом Минтранса России от 1 июня 2026 года № 262.
Например, если:
- грузоотправитель и грузополучатель — одно лицо;
- грузоотправитель или грузополучатель — физическое лицо, а перевозка выполняется для личных, семейных или иных нужд, не связанных с предпринимательством;
- у участника перевозки отсутствует доступ к сети Интернет;
- перевозятся драгоценные металлы или драгоценные камни;
- перевозка связана с грузом военного назначения, а грузоотправителем или грузополучателем выступает Минобороны России.
Если программный сбой, из-за которого невозможно направить документ в ГИС ЭПД, зафиксирован ГосСОПКА, бумажная форма также допускается.
Для поручения экспедитору, экспедиторской и складской расписок основания установлены Приказом Минтранса России от 3 апреля 2026 года № 115.
Бумажная форма допускается:
- при оказании услуг для нужд органов государственной власти, обороны страны, безопасности государства и обеспечения правопорядка;
- при перевозке специальных и воинских грузов;
- на территории, где введён режим повышенной готовности, чрезвычайной ситуации, чрезвычайного или военного положения либо действует режим контртеррористической операции;
- если у клиента или экспедитора отсутствует техническая возможность передать документ через Интернет из-за обстоятельств непреодолимой силы;
- если услуги оказываются физическому лицу для личных, семейных, домашних или иных нужд, не связанных с предпринимательством;
- если клиентом по договору транспортной экспедиции является иностранное юридическое или физическое лицо.
Для транспортной железнодорожной накладной основания установлены Приказом Минтранса России от 21 ноября 2025 года № 407.
Бумажный документ можно оформить:
- при перевозке грузов по территории, где введён режим повышенной готовности, чрезвычайной ситуации, чрезвычайного или военного положения либо действует режим контртеррористической операции;
- при воинских железнодорожных перевозках;
- если грузоотправитель не может передать электронную накладную через Интернет из-за обстоятельств непреодолимой силы;
- если перевозчик не может принять электронную накладную через Интернет по той же причине.
Если ситуация не относится к перечисленным основаниям, документ оформляют в электронной форме. Бумажный путевой лист при этом по-прежнему допустим.
Как работает ГИС ЭПД и нужен ли прямой доступ к государственной системе
Участник перевозки обычно не подключается напрямую к ГИС ЭПД. Компания выбирает оператора ИС ЭПД, аккредитованного Минтрансом России и включённого в актуальный реестр, и оформляет документы через его платформу.
Оператор обеспечивает обмен между участниками перевозки и направляет необходимые сведения в ГИС ЭПД. До подключения нужно определить сотрудников, которые будут оформлять и подписывать документы, подготовить квалифицированные электронные подписи и при необходимости оформить машиночитаемые доверенности (МЧД).
Как подготовиться к обязательному ЭПД до 1 сентября 2026 года
- Составьте перечень перевозочных и экспедиторских документов, которые компания использует.
- Установите роль организации в каждой операции: грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель или экспедитор.
- Отделите перевозки сторонним транспортом от доставки собственного груза собственными автомобилями.
- Определите, какие документы из этого перечня с 1 сентября должны формироваться в электронном виде.
- Выберите оператора ИС ЭПД, включённого в актуальный реестр.
- Проверьте КЭП сотрудников и необходимость МЧД.
- Назначьте ответственных за оформление и подписание документов.
- Проверьте, нужна ли интеграция с учётной системой, и согласуйте её настройку с оператором.
- Проведите тестовый обмен с основными контрагентами до начала обязательного режима.
- Если компания планирует использовать ЭПЛ, отдельно настройте передачу результатов данных медосмотров и техосмотров, и проверьте её на тестовом сценарии.
Как ЭПЛ связан с предрейсовым медосмотром
Если компания использует электронный путевой лист, туда могут оперативно передаваться сведения о результатах предрейсового и послерейсового медосмотра.
Для предрейсового осмотра используется титул T2, для послерейсового — T6. В каждом файле указываются дата, время и результат процедуры; сведения заверяет УКЭП медицинского работника.
Tetron Med работает с различными операторами ИС ЭПД. Если у заказчика заранее настроен электронный документооборот по путевым листам, мы бесплатно передаём в его систему результаты дистанционных медосмотров.
Вывод
С 1 сентября 2026 года электронный формат обязателен для установленного перечня перевозочных и экспедиторских документов. ЭПЛ входит в систему ЭПД, но бумажный путевой лист для всех организаций не отменён.
Переход на ЭПЛ остаётся отдельным решением для каждой компании. Преимуществом цифрового процесса является уменьшение времени и стоимости оформления документа, снижение трудозатрат и риска ошибок, а также повышение оперативности управленческого и налогового учёта.
