Мурашов Е.С.
Достоверность статьи проверена юрисконсультом ООО "Тетрон Мед"
Оглавление
На предприятиях, кроме традиционного очного осмотра врачом, для допуска к работе и записи данных в бумажный бланк можно использовать электронный журнал. Цифровая система предрейсового контроля автоматически фиксирует информацию, обеспечивает ее надежное хранение и предоставляет широкие возможности для проверки, анализа и отчетности.
Что такое электронный журнал и как он работает?
Журнал предрейсовых и предсменных медосмотров – это обязательный документ на предприятии и доказательная база для проверяющих органов, подтверждающая, что персонал компании своевременно проходит допуск к работе. Именно он показывает, что работодатель соблюдает нормы законодательства по охране труда и обеспечивает безопасность на предприятии на должном уровне.
Электронный формат реестра предусматривает те же обязательные данные, что и бумажный, но позволяет автоматизировать процесс допуска к работе и лучше его контролировать. Это не просто файл на компьютере, в который вручную заносятся параметры. Это система, интегрированная с аппаратом для оценки здоровья водителей в дистанционном режиме, которая:
- записывает и сохраняет данные, надежно защищая их от потери;
- осуществляет поиск по базе по заданному параметру (ФИО сотрудника, рабочий период, смена, подразделение);
- фильтрует данные, чтобы отслеживать нарушения (недопуск к работе) и критические показатели здоровья;
- обеспечивает доступ к информации для руководства предприятия без необходимости просматривать большие объемы бумажных документов или работать с архивами.
Электронный журнал предрейсовых осмотров можно объединить с другими системами, экспортировать данные в разных форматах, чтобы формировать отчеты, статистику, печатать путевые листы и другие бланки для рейса. Интеграция с ЭДО позволяет оформлять электронные путевые листы (ЭПЛ) за несколько минут.
Как происходит дистанционный медосмотр водителей:
- Оценка состояния здоровья. Сотрудник авторизуется в системе с помощью табельного номера или СКУД-карты. Водитель проходит проверку на аппарате, который измеряет показатели здоровья. Оценка состояния занимает 1-2 минуты. Дата и время проверки фиксируются; сотрудник должен пройти осмотр перед запланированным рейсом или началом смены.
- Фиксация данных в журнале. Характеристики состояния здоровья автоматически заносятся в журнал, видеозапись процесса медосмотра также сохраняется.
- Проверка и отчетность. Результаты тестирования проверяет врач в удаленном формате. Дополнительно анализируется видео процесса осмотра, чтобы убедиться в адекватном поведении сотрудника и дополнить оценку внешними признаками.Заключение о допуске к работе распечатывается в формате стикера, предназначенного для размещения на путевом листе.
Человеческий фактор при заполнении электронного медицинского журнала предрейсового осмотра исключен, поскольку ничего не нужно вводить вручную. Поля реестра заполняются автоматически и сохраняются в защищенном виде. Видеофиксация и цифровая подпись врача гарантируют достоверность информации и юридическую силу электронного журнала. Данные за нужный период можно легко выгрузить по требованию проверяющих органов.
Законодательные требования к ведению журналов
Основной документ, согласно которому требуется вести журнал медосмотров для персонала, – Приказ Минздрава №266н от 30.05.2023, который заменил №835н. Этот приказ устанавливает нормы по проведению освидетельствования перед рейсами и способ их документирования.
Обязанность работодателя – правильно организовать проведение медицинских осмотров перед рейсом либо сменой, зафиксировать факт проверки и результаты освидетельствования. В законодательстве нет единого требования, в каком формате должны осуществляться записи; журнал можно вести как в бумажном, так и в электронном виде. Если соблюдать законы о защите персональных данных и цифровой подписи, то электронный формат отчетности имеет такую же юридическую значимость, как и бумажные бланки.
В документе (независимо от формы ведения) указываются такие данные:
- дата и точное время, когда проведена оценка здоровья;
- персональные данные сотрудника: ФИО, пол, дата рождения;
- результаты обследования (пульс, температура, давление, содержание паров этанола в выдыхаемом воздухе);
- заключение о результатах проверки (вывод о допуске к работе либо вывод о том, что человек не допущен к выполнению обязанностей с указанием причин такого решения);
- подпись врача, который проводил оценку, с расшифровкой (ФИО);
- подпись сотрудника, который проходил проверку.
Если документооборот ведется на предприятии в традиционной форме, то все страницы нумеруют, сшивают и заверяют печатью. В цифровом виде журнала медосмотров подписи электронные. По требованию работодателя или контролирующих органов мгновенно формируется выписка из такого реестра.
Преимущества электронного журнала перед бумажным
Автоматизация предрейсового осмотра позволяет упростить документооборот. Когда водитель проходит тестирование на аппарате, ничего не нужно набирать вручную — система сама обрабатывает данные. Это дает много преимуществ по сравнению с бумажными папками:
- Операционная эффективность и экономия времени. Заполнение листов с графами вручную занимает много времени, из-за чего медосмотр приводит к простоям. При традиционном формате требуется отправка журналов на хранение и оформление связанных с этим бумаг. При цифровизации этих процессов нет, так как данные о состоянии здоровья с прибора заносятся в базу автоматически.
- Достоверность данных. Человеческий фактор – «слабое место» бумажной базы данных. Журнал можно переделать, внести характеристики здоровья «задним числом» или случайно ошибиться при заполнении. Телемедицина исключает человека из процесса ввода параметров. Данные дистанционных предрейсовых осмотров (температура, давление, алкотест) вписывает в базу аппарат, поэтому их невозможно сфальсифицировать. Система сама проверяет корректность внесенной информации и сигнализирует об ошибке.
- Экономическая целесообразность. Перевод журналов в электронный формат сокращает административные расходы. Предприятию не требуется покупать бланки, канцтовары, выделять помещение для архива и следить за правильным хранением. Электронный журнал интегрируется с другими базами, чтобы сведения сразу попадали, например, в путевые листы.
- Безопасность. Бумажные бланки легко потерять или повредить. Ошибки при их заполнении оборачиваются серьезными штрафами. С электронными записями таких проблем не возникает. Все данные в базе надежно защищены, хранятся на серверах, для них предусмотрено резервное копирование и защита от несанкционированного доступа.
- Упрощение аудита. Проблема бумажных документов – любая проверка, поскольку приходится искать в архиве нужные бланки. Если же данные хранятся в электронном виде, их можно подготовить для проверяющих инстанций за пару минут. Отчет легко формировать и для внутреннего аудита.
Бумажные документы уходят в прошлое, поскольку подвержены человеческим ошибкам, сложны для хранения и поиска информации. Электронный журнал для удаленных осмотров водителей повышает эффективность ведения отчетности, исключает случайные ошибки и намеренную фальсификацию. Цифровой формат обеспечивает точное соблюдение законодательства, упрощает взаимодействие между персоналом, врачом и руководством компании, а также повышает уровень контроля трудового процесса.
